„Baví nás byť lepšími“

Pôsobenie Ministerstva financií Slovenskej republiky je už desať rokov sprevádzané modelom výnimočnosti EFQM. Je potrebné zdôrazniť, že počas tohto obdobia sme v oblasti manažérstva kvality zaznamenali mimoriadne úspechy.

MFSR_002

Ministerstvo financií SR získalo v decembri 2012 na základe nezávislého hodnotenia ako prvý ústredný orgán štátnej správy v Európe certifikát kvality riadenia modelu výnimočnosti EFQM na úrovni 5 hviezd – Recognized for Excellence 5 star (Uznaný za výnimočnosť 5 star).

Model výnimočnosti EFQM, pre ktorý sa  Ministerstvo  financií  rozhodlo, je najnáročnejší nástroj manažérstva kvality. Bol vytvorený Európskou nadáciou pre riadenie kvality (European Foundation for Quality Management – EFQM).

Potreba vytvorenia takéhoto modelu vznikla ako odozva na zavádzanie TQM (Total Quality Management) v USA a Japonsku a zaostávanie európskych firiem v tejto oblasti. Na základe toho bola v roku 1988 štrnástimi európskymi firmami (BT, Bull, Ciba-Geigy, Dassault, Electrolux, Fiat, KLM, Nestlé, Olivetti, Bosch, Philips, Renault, Sulzer a Volkswagen) založená nezisková organizácia EFQM. Zakladajúci členovia organizácie sa snažili vytvoriť univerzálny model, ktorý by odzrkadľoval najlepšie skúsenosti európskych firiem v oblasti riadenia organizácií.

Model je pravidelne aktualizovaný na nové verzie, posledná aktualizácia je z roku 2013 a je tvorený troma integrovanými prvkami:

–          základnými koncepciami – princípmi, ktoré sú pre každú organizáciu nevyhnutné pre dosahovanie výnimočnosti

–          modelom výnimočnosti EFQM – rámcom napomáhajúcom organizáciám zaviesť do praxe základné koncepcie a logiku RADAR

–          logikou RADAR – dynamickým rámcom hodnotenia a účinným nástrojom managementu pri dosahovaní výnimočnosti.

Model výnimočnosti EFQM zdôrazňuje úlohu vodcovstva v organizácii, použitú stratégiu a plánovanie, pôsobenie na pracovníkov, využívané zdroje a partnerstvá, ako aj základné predpoklady dobrého fungovania procesov. Výsledkom týchto procesov je vzťah so zákazníkmi, pracovníkmi, ako aj vzťah k spoločnosti, čo predstavuje výsledky kľúčových činností organizácie. Rešpektuje princípy, z ktorých najväčší dôraz sa kladie na princíp kontinuálneho zlepšovania. Neustále zlepšovanie sa týka všetkých činností organizácie alebo podniku, ktoré je možné dosiahnuť pomocou dostupných moderných manažérskych metód a osvedčených praktík.

Model výnimočnosti EFQM sa zameriava na deväť oblastí fungovania organizácie alebo firmy, ktoré sa nazývajú kritériá a sú znázornené na nasledujúcom obrázku:

MFSR_003

Prvých päť kritérií hodnotí vytváranie predpokladov na dosahovanie vhodných výsledkov organizácie, pričom samotné výsledky a ciele sú hodnotené v zostávajúcich štyroch výsledkových kritériách.

Za rovnovážny stav v organizácii sa považuje situácia, ak firma vynakladá úsilie v predpokladových kritériách, ktoré jej prináša výsledky a nie je len dôsledkom momentálnej trhovej situácie. Jednotlivé kritéria modelu sa ďalej členia na subkritériá.

Model výnimočnosti EFQM sa sústredí na prierezové hodnotenie stavu celej organizácie z hľadiska kľúčových faktorov úspechu, dosiahnutých výsledkov, efektivity a rozvoja.

Hlavným účelom modelu výnimočnosti EFQM je zavedenie tzv. samohodnotenia, keď organizácia podľa vyššie uvedených kritérií zhodnotí svoj súčasný stav a vyhodnotení svoje silné stránky a príležitosti na zlepšenia. K identifikovaným príležitostiam na zlepšenia si firma stanoví akčný plán zlepšovania na nasledujúce obdobie. Pravidelnou realizáciou samohodnotenia je v podmienkach organizácii zabezpečené trvalé zlepšovanie.

Model výnimočnosti EFQM sa taktiež využíva pri udeľovaní Európskej ceny kvality, ktorú organizuje EFQM. V slovenských podmienkach je obdobne vyhlasovaná Národná cena kvality Slovenskej republiky, ktorú organizuje Úrad pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo (ÚNMS).

Pre tieto účely sa na hodnotenie úspešnosti organizácie štandardne používa metodika RADAR (Results – Výsledky, Approach – Prístup, Deployment – Aplikácia, Assessment & Review – Hodnotenie a preskúmanie). V zmysle metodiky RADAR sa jednotlivé subkritériá modelu EFQM hodnotia. Predpokladové subkritériá sa posudzujú z hľadiska prístupu, aplikácie a hodnotenia a preskúmania, zatiaľ čo výsledkové subkritériá len z hľadiska miery dosahovaných výsledkov.

Účasťou v Národnej alebo Európskej cene kvality môže organizácia navyše dosiahnuť aj nezávislé posúdenie stavu organizácie, porovnanie s ostatnými účastníkmi, v prípade víťazstva aj významné prestížne ocenenie.

V rámci EFQM existuje trojstupňová schéma oceňovania výkonnosti organizácií a firiem, pričom jednotlivé stupne zodpovedajú miere implementácie Modelu výnimočnosti EFQM. Organizácia sa môže kedykoľvek uchádzať o ktorúkoľvek úroveň o ktorej sa domnieva, že jej nároky spĺňa. Proces nie je závislý na čase, žiadosť je možné podať kedykoľvek v priebehu roka.

  • 1. stupeň – zaviazaný k výnimočnosti (Commited to Excellence) – je určený organizáciám, ktoré sú na začiatuku cesty k dosahovaniu výnimočnosti. Dôraz sa kladie na pochopenie súčasnej úrovne výkonnosti organizácie a stanovenia priorít pre zlepšovanie. ďalšou prihláškou do programu „Committed to Excellence“.
  • 2. stupeň – uznaný za výnimočný (Recognised for Excellence) – tento stupeň je určený pre organizácie, ktoré už na ceste k výnimočnosti dosiahli určitú úroveň. Tento stupeň býva oceňovaný tromi až piatimi hviezdičkami podľa počtu dosiahnutých bodov (300-599) v hodnotení, ktoré vykonávajú nezávislí externí hodnotitelia.
  • 3. stupeň – Európska cena za kvalitu (EFQM Excellence Award EEA) – cena EFQM za výnimočnosť je najprestížnejšie európske ocenenie výkonnosti organizácie. Je najvyššou formou uznania, je určená pre najlepších vo svojom obore, ktorí dosahujú úspech v implementácii stratégií a vykazujú výnimočné finančné aj nefinančné výsledky.

História EFQM na MF SR.

Implementačný proces modelu výnimočnosti EFQM na Ministerstve financií začal už v roku 2003. Bolo potrebné interné zdokonaľovanie a dosiahnutie vysokých kvalitatívnych ukazovateľov porovnateľných s európskymi štandardmi. Zrealizoval sa organizačný, funkčný, procesný a informačný audit a jeho závery sa následne aplikovali.

Rok 2004 bol veľmi intenzívnym obdobím prípravy, porovnávaním a výberom  systému riadenia kvality, bola spracovaná prvá sebahodnotiaca správa a 1. januára 2005 sa MF SR stalo členom EFQM. Odvtedy sme prešli dlhú cestu, ktorej posledným úspechom bolo dosiahnutie už spomenutého ocenenia Recognized for Excellence 5 star .

Základom úspechu je nastavenie reálnych systémových krokov a väzieb, ktoré smerujú k tomu, aby každý detailne poznal svoje úlohy a vedel ich precízne realizovať k maximálnej spokojnosti zainteresovaných strán s presne definovanou víziou, stratégiami a cieľmi. Zároveň je úlohou manažérstva kvality meranie výkonnosti činností a spokojnosti zákazníkov ministerstva, zamestnancov, dodávateľov a spoločnosti s našimi produktmi a službami a porovnávanie  sa  s najlepšími v danej  triede (benchmarking).

Napriek pravidelným volebným cyklom a obmenám vo vedení ministerstva bola zachovaná kontinuita implementácie modelu výnimočnosti EFQM. Záštitu nad celým procesom prevzalo vedenie úradu ministerstva, ktorému podlieha tím EFQM zložený z koordinačného výboru a interných sebahodnotiteľov. Fungovanie a implementáciu modelu výnimočnosti EFQM na ministerstve upravuje Interný riadiaci akt, ktorý je záväzný pre všetkých zamestnancov.

Zamestnanci sú motivovaní aj k zlepšovaniu pracovných podmienok možnosťou spolupodieľať sa na tvorbe akčných plánov, čím sa zvyšuje ich angažovanosť. Majú k dispozícii elektronický formulár umiestnený na intranete a prostredníctvom neho môžu navrhnúť zmenu týkajúcu sa či už pracovnej oblasti alebo skvalitnenia prostredia v rámci ministerstva. Výsledkom je napríklad realizovaná separácia odpadu, zavedenie obojstrannej tlače dokumentov, elektronizácia porád vedenia ministerstva a podobne.

Vychádzajúc z vízie, podľa ktorej ministerstvo stráži verejné financie a snaží sa o dobrý finančný stav a prosperitu Slovenska, musí viesť naša činnosť k poskytovaniu stále kvalitnejších verejných služieb a statkov prostredníctvom neustáleho zlepšovania a zefektívňovania činností. Je to najlepší spôsob, ako môže organizácia vzbudzovať dostatočný rešpekt a dôveru u svojich partnerov v to, že pravidlá, ktoré presadzuje a aktivity, ktoré vykonáva, prinesú očakávaný výsledok.

V súčasnosti môže byť ministerstvo financií vzorom a inšpiráciou pre ostatné orgány štátnej správy. Aj preto je ďalším dôležitým krokom a výzvou ašpirovať na najvyšší stupeň ocenenia, a to Víťaza európskej ceny kvality. Jednoducho povedané: „Baví nás byť lepšími“.

Autor:

Ing. Ľubomíra Šušolová – manažér kvality a koordinátor EFQM,  MF SR

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *